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浅议财务参与销售管理

  销售与财务都是企业生产经营中的两个重要职能,销售是企业的最终环节,企业只有把产品销售出去,实现销售收入,才能弥补在前期的各种投入,获得回报,同时使企业得到稳定的发展。为了实现销售,财务在其中的作用不可或缺,如没有财务的监管,随意让销售人员进行赊账销售,则会有很多应收账款收不回来,造成坏帐。这样,企业的前期投入就得不到充分的补偿,致使资金链断裂,最终导致企业周转不灵,严重的甚至可致使企业破产。同时在企业进行销售的前期,财务数据可以帮助企业分析客户,制定销售策略、确定销售价格;在销售过程中,财务还可以为销售提供记账、结算等服务。因此,打个形象的比喻,如把企业比作一个家,那么销售就是这个家的“男主人”,主要是“主外”,在外开辟疆域,实现销售收入;而财务就是“女主人”,主要是“主内”,对企业内部进行管理,为“男主人”对外开辟疆域提供服务,如账款管理、结算服务等。
  
  当然,在企业这个家中,“男主人”与“女主人”并不光是配合、支持、服务与合作的关系,还存在着许多的矛盾。首先,销售部门总存在着尽量使销售最大化的倾向,有时为了追求销量,不惜冒着风险放款,致使大量货款收不回来,给企业造成了损失;其次,销售部门眼睛朝外,对内考虑的少,光顾着销售的增长,对销售所产生的费用大小及这些费用是否规范考虑的比较少,这也造成了销售与财务的矛盾;第三,销售部门在市场情况好的时候拼命抓订单,没有注意及时与财务及其他部门进行有效沟通,等生产部门按照订单需要扩大生产,进行原料采购时,由于财务没有提前准备,致使采购资金不能落实,从而影响生产,最终导致不能按时交货,影响了企业的信誉,也为以后进一步开拓市场设置了障碍。因此,在企业销售过程中,应及时与财务进行沟通,争取财务的支持与服务;同时,财务部门也要主动参与到企业的销售过程,对销售进行监控,只有这样,才能使企业在规范的销售过程中,获得稳步的增长。
  
  销售环节的财务管理是指企业在制定商品或劳务的定价原则、信用标准和条件、收款方式、绩效考核等销售政策时,充分发挥财务机构和人员的作用,加强销售政策制定、合同订立、商品发出、账款回收和费用审核等方面的财务管理,以达到合理使用销售费用,减少坏账损失,最大化实现企业利润的目的。通过加强销售环节的财务管理,有利于企业合理有效地利用资金,提高资金利用效果;有利于企业精打细算,努力降低销售费用;有利于提高经营管理水平,增加经济效益。抓好销售环节的财务管理,我们应该把握住三个重点:一是销售是经营成果的实现,是生产消耗的补偿,是资金周转的结束,销售财务工作是企业开展销售活动中的一项重要方面;二是销售财务管理的到位,是保证销售流程每一个环节畅通无阻的重要因素,是企业实现销售目标和实现利润最大化的保障,销售财务控制是销售控制管理的核心;三是销售财务管理是对销售与收款环节进行全方位的财务管理和控制,随着市场发展,销售财务所包含的业务内容越来越多,内部分工也越来越精细化。
  
  按照企业销售活动的开展过程,我们把销售环节的财务管理分为:销售政策制定的财务管理;销售合同签订的财务管理;客户订单处理的财务管理;销售费用的财务管理及应收账款的财务管理。
  
  一、财务管理参与销售政策的制定
  
  企业制定销售政策,必须先进行市场分析,主要包括客户、竞争对手及自身情况的分析。只有对这三方面内容进行分析的基础上,制定出的销售政策才符合实际状况,才能取得良好的市场效果。而要进行客户、竞争对手及自身情况的分析,都离不开财务数据的支持,
  
  对客户进行分析,主要是了解客户的经济状况,如注册资金、企业规模、账面资金等等,以判断客户的信用状况,同时对客户的经济承受能力也作出适当的评估,以便针对具体客户制定不同的销售政策。如有的客户经济状况良好,账面资金富余、实力雄厚,对产品的价格不是很敏感,针对这类客户,企业就可以把高档次商品推荐给客户,制定相应较高的价格,以获取尽可能多的毛利;同时为了体现合作的诚意,可以给予比较宽松的付款条件,预付款可以少打,付款期可以延长。而对一些资金实力差的客户,企业可以推荐档次低的商品,同时把价格定的低一些,但付款条件必须严格,坚持款到发货或必须打50%以上的预付款,剩余货款必须在货到后立即结清。在对客户进行分析时,还涉及客户盈利状况的分析,对那些能给企业带来较大收益的客户,必须作为企业的重点开发对象,在拨付销售费用时给予倾斜性支持。
  
  竞争对手的财务分析,主要涉及竞争对手所卖产品的价格、给予客户的支付条件、在相关区域市场的销售投入等等,以便企业制定相应的、富有竞争性的销售政策。而企业自身情况的财务分析,主要涉及往年的销售额、销售费用,以便确定今年的销售额、销售费用;企业众多产品系列中,什么样产品卖的好,销售增长速度有多快,哪些产品系列销售在跌等等,以便针对不同的产品系列制定不同的销售政策。
  
  二、财务参与销售合同的签订
  
  企业在签订销售合同的过程中,应建立审批与授权制度。销售部门与客户签订销售合同必须经过企业授权,同时经相应层级审批,未经授权及审批,无权签订销售合同。
  
  企业应确定不相容职责的分离,在销售合同的签订中,主要包括合同的谈判与审批,此两职责应当分离。在合同的审批过程中,应有财务部门的参与。财务部门重点关注的事项包括:1、涉及财务内容的一般性条款;2、企业价格政策的执行情况;3、客户信用政策的执行情况。
  
  1、涉及财务内容的一般性条款主要包括:(1)合同标的是否符合企业经批准的经营范围,是否符合企业的经济利益;(2)合同双方是否具有履行销售合同的能力,如企业资信的可靠性,经济实力状况,取得的担保是否切实、可靠等;(3)所涉财务数据是否严密准确,包括数量、价款、金额等标示准确;计算方式正确;财务等有关附件齐备;(4)是否符合相关财税法律法规的规定,如资金来源合法、资金使用合法、结算方式合法等。
  
  2、企业价格政策的执行情况。价格是影响厂家、经销商、顾客和产品市场前景的重要因素,好的价格政策,既能保证企业获取合理的利润,又能有利于企业参与市场竞争,起到维护厂家利益、调动经销商积极性、吸引顾客、战胜竞争对手、开发和巩固市场的重要作用。而销售合同对企业所定价格政策的严格执行,是保证价格政策能起到作用的重要手段。销售部门为了扩大销量,有时会对企业所定价格政策进行更改,不能很好的执行。这样做虽然有时扩大了销量,但却损害了企业应得的利润。因此,对销售合同中价格条款进行严格把关,是财务部门审批销售合同的一项重要职能。
  
  3、客户信用政策的执行情况。对于任何存在赊销的企业来说,客户的信用管理是销售中的一项重要工作。企业应定期组织相关部门对客户的资信情况进行评估,就不同的客户明确信用额度、回款期限、折扣标准、失信情况的应对措施等等。评估过程应有财务部门的参与,对评估确定的赊销客户的名称、批准赊销额度等信息应送财务部门备案。财务部门在审批赊销合同时,应对其中的赊销条款重点关注,对照企业的赊销政策,确保赊销额度控制在经批准的额度范围内。
  
  三、财务参与客户订单处理的管理
  
  企业与客户签订销售合同后,客户就会随之发出订单,要求企业按照订单发货。在企业按照订单发出货物前、发出货物中、发出货物后都要有财务部门参与进来,以确保企业能及时、准确、安全的发出商品,同时能收回货款,以尽可能的降低企业的风险,实现企业利润。
  
  企业收到客户订单,在发出商品前必须先经过财务部门的审核,由财务部门按照公司销售政策决定是否发出该批商品。如客户为现销,则必须等客户的货款到帐后,财务部门才能给销售部门作出发出该批商品的通知;如客户为赊销,则财务部门就要核查该客户已使用的赊销额度,如该客户经批准的赊销额度已用完,则必须等该客户货款进账后,才准予发出商品;如该客户的赊销额度还没用完,则财务部就要核算该批商品的价款是否在剩余额度内,若货款总额小于剩余额度,则可发出商品;若超出剩余额度,则超出部分必须等客户进账后,才能发出商品。
  
  在发货过程中,财务人员要对出库单进行严格控制,要把出库单视同现金管理,不得随意涂改出库单的价格和日期,同时要严格控制出库单盖章程序,仓库必须凭加盖财务专用章的提货单办理出库或同一仓库内货物控制权的转移手续。当商品出门时,门卫也必须检查提货单上有无财务和仓库的盖章,核对商品数量后放行。
  
  企业发出货物后,财务部门必须根据出库单及时开出发票,以保证帐实相符和债权债务的真实性。同时,对于需开具增值税发票的客户,必须取得盖有一般纳税人印章的税务登记证复印件。财务人员要根据货物出库单,发票记账联等原始凭据详细登记账簿,以保留财务原始单据的完整性。在整个开票及记账过程中,财务人员必须保证开票与记账流程清晰,发票数字计算准确,无虚开发票,虚计销售收入的现象。
  
  四、财务参与销售费用的管理
  
  当前市场竞争激烈,各企业为了扩大市场占有率,提升销量,对销售费用的使用毫不吝啬,有时为了追求销售上的灵活性,对销售费用使用是否规范也是睁一只眼闭一只眼,认为只要能给企业带来销量,如何使用也就不用管了,由于这种观念上的误区,给销售费用的使用带来了两个问题:一是销售费用的使用无效益。销售费用盲目投入,而不管产出的多少,致使销售额的增长量还不如销售费用的投入量,给企业带来利润上的损失;二是销售费用使用的不规范,销售费用管理存在漏洞,容易造成销售费用无端流失,滋生销售部门的腐败,也造成企业税收风险。如销售员对销售费用巧取豪夺,通过各种手段使销售费用流入自身腰包或进行变相消费。而有了财务参与销售费用的管理,就可有效的遏制以上两个问题的产生,财务通过销售费用投入的成本效益分析,可以最大化的提升销售费用使用的效益;通过制定销售费用管理制度,严格执行审核流程,使销售费用使用规范;通过制定销售费用年度预算,有效控制销售费用的使用。
  
  企业的销售费用不是越多越好,它是有边际效应的,而且这种边际效应是递减的。刚开始企业投入的销售费用增长一倍时,销售收入也随之增长一倍甚至不止,销售毛利也按销售收入增长的幅度同比例增加;但随着销售费用投入的增加,销售收入增长速度变慢,销售毛利的增长也随之变慢;到了一定阶段,销售收入到了临界值,无论销售费用投入多少,销售收入都不会随之增长,销售毛利也静止不动,那时,销售净利反而减少。在这里,财务的作用就是要找出最佳的销售费用投入值,使得销售费用的投入等于销售费用的产出,也就是销售毛利的净增加值。
  
  销售费用管理制度包括销售人员报销管理制度、差旅费用管理制度、广告费用管理制度、公关费用管理制度等等,它是规范销售人员费用开支的政策标准。有了这套制度,销售人员的费用开支就有了依据,同时也对销售人员的费用开支作出了限制,销售人员的费用开支只有在制度范围内才能获得报销。而审核流程是严格执行销售费用管理制度的保障,它主要包括各项销售费用具体在申请和报销时的审核步骤、参考标准和标准处理时间等。如审核流程中应说明费用报销时发票应开具的抬头、发票日期、内容项目要求、金额限制条件等。只要财务人员严格按照流程对销售的各项费用进行审核,就能对销售费用的使用起到很好的控制作用。
  
  销售费用年度预算,是指为了实现销售年度预算所需支付的费用预算,是销售人员开展业务而发生费用核销的依据,它以销售预算为基础,分析销售收入、销售利润和销售费用的关系,力求实现销售费用的最有效使用。通过制定年度销售费用预算,能很好的控制销售费用的发生,在预算内的费用只要经过财务审核就可以列支,而对预算外的费用,一定要经过严格的审批程序,并规定审批额度和权限,同时建立谁审批谁负责的费用使用跟踪制度
  
  五、财务参与应收账款的管理
  
  现在企业之间的竞争越来越激烈,为了取得竞争优势,企业除了把产品质量、价格、服务等等作为竞争手段外,赊销也是重要的竞争手段之一。这样就导致企业出现应收账款,如不加以管理控制,企业应收账款会变得越来越多,有时会发展成坏账、死账,给企业带来损失。而有了财务参与应收账款管理,就能很好的防止、控制此类现象的发生。
  
  财务参与应收账款的管理,主要涉及应收账款的事前与事后控制。事前控制主要是有关客户的信用政策制定;而事后控制主要是对应收账款进行账龄分析,根据不同的账龄,采用不同的收款措施。
  
  (一)财务参与客户信用政策制定
  
  客户既是企业的最大财富来源,也是风险的最大来源。制定切实可行的信用标准和信用条件是提高应收账款投资效益,防范风险的关键。财务可通过以下途径来协助制定客户的信用政策:1、关注客户的以往付款历史,以此来判断客户的信用;2、研究客户近几年的财务报表,通过分析财务报表来洞悉客户的获利能力、财务杠杆和流动性,以此判定客户的信用等级;3、根据“5C”模型对客户的信用风险作出判断,具体包括以下五方面:a:品质(character),指客户的信誉,即履行偿债义务的可能性;b:能力(capacity),指客户的偿债能力,主要涉及客户流动资产的数量与质量;c:资产(capital),是指客户的财务实力和财务状况;d:抵押品(collateral),指顾客拒付款项或无力支付款项时,能被用作抵押的资产;e:条件(condition),指可能影响客户支付能力的经济环境,如宏观经济是否景气等等。
  
  (二)应收账款的账龄分析
  
  对已经发生的应收账款,财务应运用账龄分析法,加强对应收账款的事后控制。企业财务部须编制账龄分析表,将所有应收账款纳入表中,结合此表,将超过信用期的客户加以分析,按超出时间的长短进行分类,并制定相应的收款政策。对过期时间不长的客户,予以关注;对逾期时间稍长的客户,措辞委婉的加以催收;对过期时间较长的客户进行频繁催收;因客户恶意行为而欠款不还的应收账款,应采取包括法律手段在内的措施,加大清欠力度。
  
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