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预算执行的动态管理——ERP系统与预算管理结合下的实时控制

  预算管理是ERP中的重要组成部分,ERP系统对企业各项经济活动所产生的信息进行事中记录与管理,为预算控制的开展提供了信息平台。ERP系统是企业的集中控制系统,而网络的参与又使该系统不断地更新和建立模型,这样预算执行中的差异可以随时被发现,达到了完全的事中控制,实现了真正意义上的动态实时控制。ERP系统中的模型可以进行差异分析,及早地发现偏离预算的主要原因,及时采取措施或修改预算“。ERP与动态预算”全面整合的基本框架如图所示。
  
  在该框架下,将预算管理从传统的财务管理模块中分离出来作为ERP的相对独立模块,直接与生产控制、物流管理和财务管理等核心模块平行对接。经营业务事件发生时向预算管理子系统和ERP其他子系统同时传递业务数据和基础数据,通过内置于ERP系统的预算数据库将预算管理子系统和ERP其他子系统紧密、实时地连接在一起,实现业务和数据的双重集成,从而在加强ERP的事前、事中控制功能的同时,实现预算的动态管理和实时控制。这里所谓的集成,就是把企业的预算和运营活动有效地结合起来“。ERP与动态预算”整合在预算数据库平台(内置于ERP)之上,实现业务和数据两个方面的完全集成:
  
  (1)业务集成。当经营业务(某一事件)发生时,该事件实时驱动相应的子系统获取信息,同时驱动预算子系统的控制器接受数据,预算控制器将预算计划数与实际数(本次发生数+已发生数)进行比较,根据以权限、流程、职责等规范为基础内设的程序、方法,进行实时、动态控制。在业务执行的过程中,申请的业务若超出预算,计算机自动发出邮件给上级主管,通过调整预算或特殊审批此项事件方可进行,或者给出提示,指导编制人员进行下一步的操作,否则业务就无法继续流转,而立即被驳回;预算的调整也要经历严格的预算调整程序,多级审核批准后才能实施;各项业务要依据权限金额,经相关部门的审批,才能执行,绝对不可能跳越任何一个环节,从而可以避免越权处理情况的发生,解决程序控制的问题。
  
  (2)数据集成。当伴随经营业务发生而形成的基础数据和业务数据分别进入预算管理子系统和ERP其他子系统后,ERP其他子系统会随着业务的开展同步产生相应的业务及财务信息,这些信息通过ERP其他子系统与预算管理子系统的接口,实时传递给预算数据库,并直接与预算控制器中内置的该业务的预算数据进行分析对比,在分析对比之后把相应的预算对业务的控制信息动态实时地传递给ERP其他子系统。业务完成后预算管理子系统对业务的预算情况进行分析考评,把预算考核结果数据及时反馈给ERP其他子系统,一方面是为绩效考核提供支持,另一方面也使业务部门及时了解自身预算执行情况。通过上述业务数据与预算数据的实时动态整合,实现了ERP与预算的数据集成。
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