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沟通视角下组织绩效计划管理的完善对策

  沟通不是一个单纯的信息传递过程,管理者必须把对沟通的认识提升到服务于组织整体战略目标实现的高度,沟通得当,可以减少重复、低效、错误的工作,提高战略执行的质量,可以对员工起到激励、鼓舞的作用,有效保证战略目标的实现。有效的绩效计划管理离不开沟通,沟通贯穿于绩效计划管理的全过程,而且在不同阶段对沟通又有不同的要求。
  
  一、 绩效计划制定时的沟通
  
  计划制定时的沟通可以让组织成员在某些问题上达成一致意见,增强计划制定的科学性和合理性。同时,让员工参与绩效计划的制定还可以增强员工对绩效计划的理解,增强员工的主人翁意识,获得员工对绩效计划实施的支持。
  
  为制定良好的绩效计划,组织管理者要摒弃家长式的管理思维,建立良好的沟通机制,不同部门之间需要充分的沟通,管理者和员工之间也要沟通。不同部门之间的沟通有利于组织确定合理的战略目标,多部门共同参与计划的制定可以减少计划执行过程中的阻碍,同时还能有效避免当计划执行效果不好时,相关部门之间相互推卸责任、扯皮等现象的发生。
  
  管理者和员工之间的沟通不仅可以消除员工对实施绩效计划管理的抵触情绪,还可以确定实现目标的具体方案。管理者和员工沟通时,首先要将组织的战略规划和经营目标清楚地表达给员工,并将它们转化为员工个人的绩效指标;其次,还要就实现绩效的方法和途径与员工进行探讨[7]。合理的绩效计划要吸收整个组织的智慧,为了鼓励员工多提意见和建议,一方面要对员工进行宣传教育,让他们认识到绩效计划关乎整个组织的发展;另一方面,要建立相应的奖励机制,对提供好建议的员工要给予相应的奖励,以调动员工的积极性。与员工沟通的关键在于培育优秀的组织文化,形成强大的内聚力。
  
  二、 绩效计划实施过程中的沟通
  
  绩效计划实施过程中的沟通既是沟通的重点又是沟通的难点。绩效计划实施过程中,部门之间良好的沟通可以协调不同部门之间的工作,使资源得到合理的配置,为绩效计划的顺利实施提供支持。而管理者和员工之间的沟通则可以适时对绩效计划进行动态调整,使之适应环境的变化。同时,还可以了解员工的工作进展、工作表现和遇到的问题等,协助员工分析和解决工作中存在的问题和困难,对员工改进工作效率和质量进行培训和指导,避免问题的继续扩大,并迅速地加以解决。在绩效计划的实施过程中,管理者要切实改变观念,树立与员工主动沟通的意识,深入基层,了解员工的工作进展情况,及时协调解决员工在工作中遇到的各种问题。同时,了解员工在平时工作中的表现,还有利于获得对员工绩效更为全面的认识,从而做出更加客观的评价。同样,员工也不能因为碍于面子而不向上级反应自己在工作中遇到的困难,要养成今日事、今日毕的工作作风。当然,在这个阶段,员工很容易对管理者产生对立情绪,因而沟通时一定要注意方式方法。对不能很好完成工作的员工,批评并不是解决问题的唯一方法。相反,有时候鼓励更为有效,因为影响工作按时完成的因素有很多,既有主观原因也有客观原因,并不一定都是由于员工的主观因素造成的,积极的鼓励更能帮助员工树立信心、克服困难。
  
  三、 绩效计划实施效果反馈中的沟通
  
  反馈是管理的一个重要环节,没有反馈就很难进行有效的改进。在绩效计划执行一段时间后,管理者要要将计划的执行情况和员工近期的表现告诉员工,让员工了解自己的工作表现以及计划执行中存在的问题等。在进行反馈时,有几点需要管理者特别注意:首先,反馈的信息要全面,管理者要将计划的执行情况、取得的成功经验以及失败的教训等和员工一起分享,深入分析问题,全面进行总结,一起探讨今后的绩效改进策略;其次,反馈要及时,及时的反馈更有价值,也更有利于问题的解决。此外,在反馈中管理者还应该意识到,每一个员工都有需要改进的地方,但也都有优点,千万不要忽略了员工的优点。要能认清下属的长处并使其继续发扬,同时也要讨论到应该改进的工作。管理者要特别关注低绩效员工的心理,对他们进行安抚、帮助,让其以良好的精神状态投入到今后的工作中去。
  
  四、 绩效计划修正中的沟通
  
  根据前面绩效计划实施效果的反馈以及组织环境的变化,需要对原来的绩效计划进行修正。要认真总结上阶段绩效计划制定、实施过程中存在的不足,在此基础上制定更加合理的绩效计划。需要强调的是,绩效计划的修正绝不是简单的修修补补,而应该从战略的高度进行调整,涉及到组织的方方面面,因而需要参与计划制定、实施的各个部门的管理者和员工进行更加充分的沟通。相关部门要坦诚相见,总结过去工作中的得与失,重新给组织确立合理的目标,为组织合理配置资源提供指导。在绩效计划的修正过程中,管理者还要深入员工中间,以诚恳的态度,认真听取员工的意见和建议,对其中合理的方面要积极加以采纳,为制定更加有效的绩效计划提供重要依据。
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