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会计电算化系统对内部控制影响以及局限性

  电算化会计系统的内部控制则是内部控制的特殊形式,也是内部会计控制深层次的发展。随着科学技术和网络技术的发展,电子计算机数据处理技术在会计领域已得到广泛的应用。它的应用使会计数据处理的速度加快了,核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,并且使会计人员从繁重的手工会计工作中解脱出来,但也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题。
  
  一、会计电算化系统对内部控制的影响
  
  (一)内部控制形式的变化
  
  由于计算机运行具有快速、稳定的特点,并按照特定的控制程序,具有很强的逻辑判断与逻辑推理能力,使内部控制的形式发生了很大的变化:第一,原手工操作的编制科目汇总表,凭证汇总表,资产与负债试算平衡等,这些内部控制措施在实施电算化后已失去了存在的必要性;第二,原手工操作下的一些内部控制措施,在实行电算化后转移到了计算机内部,由此可见电算化会计的许多内部控制方法主要是通过会计电算化软件实现的。
  
  (二)内部控制内容的变化
  
  随着现代化信息技术在会计领域的广泛应用,企业利用电算化带来便捷、准确信息的同时,也给电算化环境下的会计工作增加了新的控制内容:主要有电算化硬件的配备、维护、管理的控制;软件的购置、安装、调试、维护,以及修改、升级、软件更换控制;电算化会计主管,系统管理员、软件操作员的岗位责任控制,以及会计电算化操作控制;会计数据存储保管档案的管理控制等。
  
  (三)内部控制重点的变化
  
  手工系统内部控制的重点是对会计岗位职务分离的控制,会计基础规范的控制,业务程序的控制,记账凭证传递、保管的控制,记账程序的控制及账证核对、账账核对、账实核对、账表核对的控制。会计电算化环境下内部控制的重点放在原始数据输入计算机的控制、会计信息输出的控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制、系统的安全控制等方面,控制的要求也更加严格。
  
  (四)内部控制人员的变化
  
  手工系统中的人员均是会计专业人员,其中的权威应该是会计师。电算化系统中的人员将由会计专业人员,电子计算机软件、硬件及操作人员组成,其中的权威应该是掌握会计电算化高级知识的会计师。
  
  二、会计电算化系统内部控制存在的局限性
  
  (一)受管理层干预的影响大
  
  任何一项制度都是企业管理和发展的需要,内部控制作为管理的一个组成部分,它理所当然地按其管理人员的管理意图运行,尤其是单位负责人的决策更是起决定作用。如果单位内部行使控制职能的管理层干预,即使具有良好的内部控制也不会发挥其应有的效能。管理层的干预一直是导致许多内部控制失
  
  效的重要原因之一。
  
  (二)弱化会计理论与实务的发展
  
  随着电算化的普及和网络国际化,会计基础理论的会计要素账簿的设置与登记,对账和结账,错账的更正方法,由会计电算化取代。会计工作者的基础理论在实际工作中的应用和操作能力已逐渐被弱化。对账方法、错账更正方法、会计理论和实践部分已被脱节,淡化了会计专业人员学习和领悟会计理论的能力,使会计理论与实务之间的联系产生了一定的缝隙。
  
  (四)监督的有效性差
  
  根据财政部的有关规定,以计算机代替手工记账的单位必须由有关财政部门或上级主管部门的审批,运用互联网输出、输入或处理数据,还需到公安部门登记注册。目前运行的ERP系统也未进行备案工作。虽然逐步建立和完善了相关的会计电算化的内部控制制度,但并没有切实执行国家的相关规定。
  
  (五)缺乏综合判断能力
  
  尽管计算机运行速度快、准确度高,也有很强的逻辑推理能力,但以其代替手工操作的同时也使系统丧失了人类所独有的不合逻辑、不合理及特殊事项的综合判断能力和推理能力。一旦某一环节发生差错,将会导致账务系统一系列的错误,使整个会计信息系统面临巨大的灾难。
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