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会计电算化环境下内部控制的措施

  会计电算化是会计发展的必然趋势,电算化条件下会计信息系统具有明显的优势。应树立信息意识,更新控制观念,改变思维方式,有效利用会计电算化作为防范风险的工具,使业务活动和内部控制制度有效结合起来,减少错误或
  
  舞弊的发生,提升企业的整体管理水平,以保障企业管理目标的实现,主要采取的措施有以下六个方面。
  
  (一)合规、合法性控制
  
  合规、合法性的控制,是一切单位进行经济活动的原则。建立和健全企业内部控制系统必须符合国家财政政策、法规和基础相关制度的规定,每一项经济业务必须被控制在合规、合法的范围内开展。沙曲矿财务科严格审核各项收入
  
  和支出是否合理、合法,是否符合开支标准,盈亏计算是否真实,对不合规、不合法的经济业务应坚决予以揭露和制止。
  
  (二)授权、分权控制
  
  建立内部控制系统时,将个人按其所授权力与应负的责任相联系,制定“一岗三职”,即岗位责任制,安全操作标准责任制,廉政责任制。明确岗位应予履行的任务及其应负的责任,并定期进行检查,做到事事有人管,人人有专责,办事有标准,工作有检查,从而对各项经济业务进行控制。使每一项经济业务从发生至结束的整个过程中,谁核准、谁经办、谁复核、谁验收、谁审批等都在制度中予以充分说明,做到分工负责,权责分明。
  
  (三)不相容职务控制
  
  建立内部控制系统,对不相容职务进行分离,使其分别由两人以上担任,以便相互核对、相互牵制,防止舞弊。例如沙曲矿银行付款业务推行“四人联办制”,工程和物资实行三人联合验收制度,使一项经济业务的全过程不应由一个人或一个部门单独处理,应分割为若干环节分属不同的岗位或人员去办理。采取的具体措施有:授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离;执行某项经济业务和审查该项业务的职务分离;执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离;记录某项经济业务与审核该项经济业务的职务要分离。
  
  (四)人员素质控制
  
  人员控制是会计电算化内部控制的根本。内部控制系统的实施是否有效,关键取决于实施内部控制系统人员的素质。人员素质的控制,首先对本身素质提出较高要求外,还通过对会计人员的选择、使用和培训相结合的方式,提高会计电算化业务水平、技能、职业道德水准及综合业务素质,使执行人员的素质达到规定的要求;其次对人员的岗位进行定期轮换,以增加对其岗位的全面复核,从而达到控制的目的。有关岗位实行定期轮换,实践中证明是行之有效的控制措施,不仅使其某项职务的承担人员发生的错弊能短时间内被发现和纠正,而且可以促使相关人员兢兢业业地工作,以便交接时经得起检查,从而增强内部控制的功能。
  
  (七)加强内部审计控制
  
  内部审计是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计制度落实的关键。为加强会计电算化内部审计采取了三项措施:1.制度审计,对会计电算化后内部控制制度的审计。2.技术审计,在制度审计中发现漏洞与疑点时,或者认为有必要对系统设计、程序设计进行实际测试时,需要用特定的计算机审计程序对电算化设计进行审查。3.数据审计,用计算机审计程序对数据进行真实性、合法性、合理性的审核,例如成本费用的分摊,利润的分配,税金的计算等,有利于检测财务软件的可靠性,有利于提高会计核算质量和管理水平。
  
  (八)风险意识的控制
  
  意识是行动的向导。利用每月一次经营座谈会的形式,财务科及时通报日常业务办理和审计中存在的问题,使企业及相关人员正确认识电算化环境下内部会计控制的重要性,强化风险意识,营造风险防范从我做起的氛围。
  
  总之,任何电算化系统都不是无懈可击的,任何规章制度也不是天衣无缝的,完善有效的电算化系统及管理制度是电算化会计系统安全之本;提高会计电算化人员素质,规范和完善电算化会计系统操作和管理章程,重视内部审计,增强数据安全意识,是当前强化电算化环境下内部控制的关键问题。
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