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运用ERP系统优化企业内部控制

  随着企业的内部控制越来越复杂,ERP信息系统的诞生为企业内部控制创造了良好的条件。在实践中,企业使用ERP系统进行内部控制优化的分析如下:
  
  1. 借助ERP系统集成化的平台优化内部控制
  
  ERP系统的实施应把企业的所有业务看成一个环环相扣、紧密联接的供应链条,包括了物流、资金流和信息流。在ERP环境下,企业可以在产、供、销等各个环节实现对人、财、物的全面控制,实现财务处理和业务处理的一体化。从业务处理角度来讲,一体化顺畅的流程保证数据的正确传递,各部门能及时得到相关信息;
  
  从财务结算的角度讲,一体化顺畅的流程保证业务部门与财务部门良好沟通,及时结算清欠、避免坏帐损失。从对施工企业的财务监控角度来讲,一体化顺畅的流程保证财务监控的深度和力度,财务部门可以监控企业各项支出不超限额,可以同步查询交易、生产中发生费用的明细及余额情况,可以监控到多种原始业务单据,保证账实相符。在这种一体化的管理流程中,处处体现了企业经营者和管理者所需要的有效的内部控制思想。
  
  详细来讲,首先,在ERP系统中,信息处理人员直接关注业务过程,同步完成业务事件的实时控制和数据记录。在该系统中,信息和业务相结合,以事前预防和事中检查为主、事后纠正为辅来控制过程和结果的风险,而不像传统体系结构中,信息和业务相分离,主要通过对信息处理结果的事后纠正来略微减少业务过程风险的间接、被动控制方式。
  
  其次,ERP系统是业务与财务一体化的系统,系统的集成性可以使其在进行业务时收集业务的信息,并实时传递到财务系统,实现对物流、资金流、信息控制而不仅仅是传统环境下对资金流的控制,实现了对企业的全面控制。借助于ERP系统的集成特征,企业可以方便地实现从以会计人员为主的会计控制向以全员为中心的全面的内部控制的转变,大大提高了控制的效果。
  
  在实施集成化的ERP的企业中只要设计好严格的控制机制,传统道德风险和逆向选择的控制问题就能够得到较好的解决。与此同时,在这些机制的支持下,内部控制存在着向自主控制方向发展的基础和可能。最后,通过ERP系统,把企业的设计、采购、生产、财务等各个环节集成起来,为企业构筑良好的信息与沟通平台,便于企业管理者随时掌握企业的运作状况,及时控制企业面临的风险,优化控制。
  
  2. 借助ERP优化和固化流程,优化内部控制
  
  ERP环境下,内部控制以贯穿企业ERP系统的业务流程为主线覆盖企业全范围。也就是说,内部控制的完善和实现其实就是流程的再建和执行,内部控制依据流程顺序完成。因此,ERP实施之前,企业必须进行业务流程重组,业务流程重组的质量在很大程度上决定了内部控制的水平。首先,应将串行工作流程改造为并行工作流程,变“滞后控制”为“实时控制”。
  
  其次,将“多点接触”改造为“单点接触”,变“局部控制”为“全局控制”。再次,使控制点位于工作执行的地方,降低控制的成本。ERP系统在流程中建立控制,使组织结构扁平化,减少不必要的控制监督人员,减少相应的控制费用。
  
  最后,运用ERP系统固化合理的业务流程,加强内控的执行力度。ERP系统的最大好处就在于“只认程序,不认关系;只认命令,不认权势”,这样不仅杜绝了“人情风”、“交易风”,同时也可以减轻企业领导的压力,使他们把更多的精力集中到企业的决策和制度的制定上来,不断完善企业的管理模式,把握企业前进的方向。
  
  3. 借助ERP的信息与沟通平台优化内部控制
  
  ERP系统的基本功能在于把企业全部业务涉及到的资源整合起来,企业内每一个员工都被明确地赋予在内部控制中所应承担的职责,并且通过信息和沟通系统,使每一个人都能顺畅、快捷地获取他们在执行、控制经营过程中所需要的信息,并交换这些信息。正是由于ERP的这种“上通下达”的信息沟通功能为其优化内部控制提供了强有力的手段,也是其优化内部控制的保障。
  
  首先,ERP系统利用现代信息技术,不仅实现高效、实时地共享企业事务处理系统间的数据、资源,而且实现应用间的协同工作,将一个个独立的业务处理应用系统集成起来形成一个协调的企业级信息系统。其次,员工可以十分便捷地从计算机数据库中查阅有关的政策和法规,获取与其职责相关的控制信息,明确各自的权利与责任,了解自己的活动如何与他人的工作相关,以及例外情况如何报告或处理的途径。
  
  最后,ERP系统本身蕴含了大量的先进信息沟通工具,系统通过这些工具自动从数据库中收集企业的相关业务数据并对其进行分析、加工,得出对企业管理人员、业务人员有用的、准确的、及时的信息。
  
  要达到企业中资源配置的优化作用,达到企业整个价值链的增值,则需充分发挥ERP这种具有集成系统特性管理工具的优越性,使企业实现更高层次的内部控制。
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