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浅议公路工程项目内部会计控制制度

  【摘 要】 公路工程项目是一种既有投资行为又有建设行为的项目决策与实施活动,也是最为常见、最为典型的项目类型。公路工程项目的内部会计控制就是在工程项目的决策与实施活动中,工程项目建设单位及其会计机构或人员,通过运用会计手段和方法对工程项目进行全方位和全过程的内部控制或管理,是防范经营风险和财务风险的重要举措。
  
  加强公路工程项目管理,建立健全内部会计控制制度,是公路工程项目管理的一项重要内容。财政部财会[2001]41号文件《内部会计控制规范——基本规范》第二条对内部会计控制有明确规定:“内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。”公路工程项目内部控制从广义上来说,就是对工程项目从项目建议和决策、概预算编制和审核、工程项目实施和价款支付、工程竣工决算和审计全过程通过不相容岗位工作进行的有效控制和监督。会计内部控制主要是对工程所涉及的财产物资、货币资金、价款结算、债权债务的发生和结算、资产清查、工程决算等业务,必须由两名或两名以上工作人员分工负责处理,以起到相互制约的作用。建立公路工程项目内部会计控制制度,就必须在单位内部的岗位设置和岗位分工、责任制度、财务会计制度、财产物资管理、价款结算及支付等有关制度中,规定出内部控制的具体办法、程序并予以规范化、系统化,使之组成一个严密的较为完整的体系,以利于提高工程项目管理水平和经济效益。
  
  1 工程项目内部会计控制制度的重要性
  
  内部控制制度划分为内部管理控制制度和内部会计控制制度两大类。内部管理控制制度是指那些对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性没有直接影响的内部控制,例如单位内部的人事管理、技术管理等。内部会计控制制度是指那些对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性有直接影响的内部控制,如资产管理需要有验收人、保管使用人等,可以保证报表中资产的可靠性,防止资产的流失等。
  
  公路工程项目内部会计控制制度,要以《会计法》为依据,以会计核算和会计监督为中心,以会计工作和经济管理中最薄弱的环节为重点,研究制订内部控制体系。内部控制制度是单位贯彻执行国家法律法规及规章制度,保护资产的安全完整,防止舞弊行为发生的重要措施。内部控制制度应具有针对性,操作性强,可以监督检查,并与我国经济发展水平相适应的特点,以有效地防范经营风险,保证会计工作和经营管理工作规范有序地运行,保护单位各项资产的安全完整,促进经营管理水平的全面提高。国内外的实践证明,建立并严格执行单位内部会计控制制度,对于规范会计行为,提高会计信息质量等具有积极作用。
  
  长期以来,由于种种原因,我国许多单位都没有内部会计控制制度,造成了会计信息失真,财务收支混乱,有的单位甚至发生携款外逃的恶性案件,使国家和单位的财产遭受重大损失,随着经济体制改革的不断深化和现代企业制度的建立,会计行业迫切要求各单位建立和完善内部会计控制制度。
  
  2 公路工程项目内部会计控制的主要内容
  
  在建立社会主义市场经济体制和深化会计改革过程中,公路建设单位和公路施工单位在遵守会计准则的基础上,应从本单位会计工作实际出发,建立健全和强化自身合理的会计政策和会计控制制度。这不仅有利于单位有关人员了解处理日常会计事项的政策和方法,也有利于单位会计政策和核算的前后连贯。
  
  对于公路系统来说,应建立以下内部会计控制制度。
  
  2.1明确规定处理各种经济业务的职责分工和程序方法。公路建设单位和施工单位要健全和强化内部组织结构,它是单位进行计划、指挥和控制的组织基础,其核心问题是合理的职责分工。在一般情况下,处理每项经济业务的全过程,或者在全过程的某几个重要环节都规定要有两个以上部门、两名以上工作人员分工负责,起到相互控制的作用。如工程价款的结算就必须要由工程技术管理部门、工程合同管理部门、财务部门等按照一定的职责和程序办理;物资采购结算需要采购部门、保管部门、财务部门按照各自的职责完成所有手续后财务部门才能办理结算等,都是相互控制、相互监督的体现。只有合理设置内部组织机构和办理程序才能保障运行机制正常有序运行。
  
  2.2各种资产的内部控制制度。
  
  目前,不少单位没有建立物资材料账簿,即使有,也没有同各部门及时核对,给某些徇私舞弊行为造成了可乘之机,更不能有效地保证资产的安全完整。
  
  为了保护资产的安全完整,资产记录与资产保管不得由一人承担。比如,出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作;银行票据的签发印鉴,必须由两人以上兼管;向银行提取较大数额现金时,必须有两人以上对领款、点验安全入库的全过程共同负责;仓库材料明细账需专人稽核,或另配记账员记账;管钱管物管账人员因故离开工作岗位或调动工作时,规定由主管领导指定专人代管或接替,监督办理必要的交接手续或正式移交清单,以及现金收付的复核制、物资收发的复秤制、复点制等,这些都是很有效的防错防弊措施。
  
  3 建立内部控制制度应注意的问题
  
  3.1坚持合规、合法性原则。建立和健全内部会计控制制度,必须符合国家财经政策和法规制度,对每一项经济业务活动必须在合规合法范围内开展。
  
  3.2坚持授权、分权控制。由于单位业务繁多,领导不可能事必躬亲包揽一切事务,必须将事权进行合理划分,对下级授权、分权,在授权、分权范围内,授权者或分权者有权处理有关事务,未经批准和授权,不得擅自处理有关事务。
  
  3.3不相容职务控制。对某些不相容职务进行分离,分别由两人以上担任,必须相互核对,相互牵制,防止舞弊。
  
  3.4严格按业务程序标准控制。对每一项业务活动,按授权、主办、核准、执行、记录和复核六个步骤建立标准化业务处理程序,不仅有利于使实际业务活动按照事先规定的程序进行,而且有利于对实际业务活动进行事前、事中、事后的控制。
  
  3.5坚持复查核对。为了保证会计信息的可靠性,对业已完成的经济业务进行复查核对,以免发生差错和舞弊。
  
  3.6培养使用高素质的人员,并对他们的职务进行定期轮换,增加对其职务的全面复核。
  
  4 保证内部控制制度有效执行应采取的措施
  
  4.1选用高素质的管理人员来执行内控制度,不断提高其能力和水平,加强对内控制度管理人员的培训,提高他们的素质,定期进行考评,奖优罚劣,并对他们的职务全面考核,增强内控制度的功能。
  
  4.2充分发挥内部审计机构的作用,内部审计机构是强化内部控制制度的一项基本措施,内部审计工作的职责不仅包括审核会计账目,还包括稽核,评价内控制度是否完善和企业内各组织机构执行指定职能的效率,并向上级管理部门提出报告,从而保证企业内部控制制度更加完善严密、措施得力。
  
  4.3发挥国家审计机关、部门审计机构的权威性和监督作用,定期或不定期地对企业内部控制制度进行评价,以杜绝部门负责人滥用职权所造成的内部制度形同虚设的现象。
  
  5 建立内部会计控制制度应正确处理的几个关系
  
  建立健全内部会计控制制度,对保障经营活动的有效运行,保护资产的安全与完整,预防、发现错误与舞弊,保证会计资料的真实性和可靠性具有十分重要的意义。内部控制博大精深,是一个系统工程。为使内部控制科学、有效运行,笔者认为,要正确处理好以下几个关系:
  
  5.1正确处理内部控制与职业道德的关系
  
  内部控制是规范单位内部人员控制什么和怎样控制的一种制度安排,具有一定的强制性。但是,内部控制制度的制定、实施、评价与修改是人而不是制度本身。制度对人的行为虽具有一定的制约性,但不能万能。内部控制的实施,人是决定性的因素。要使内部控制制度的各项规定落到实处,关键取决于广大职工的职业道德水平。职工职业道德水平的高低与内部控制实施的好坏是成正比的。因此,各单位应对职工加强职业道德教育,使之深入“人心”,自觉遵守单位内部各项控制制度。在当前会计信息失真现象产生的情况下,职业道德教育应侧重于诚信教育。诚信在市场经济条件下已成为企业生死存亡的重要因素。企业诚信度高,就有一切,没有人才可以引进,没有资金可以筹措,没有市场可以开拓,企业不守信誉,将一事无成。可见,以人为本,道德自律是内部控制落到实处的保障。
  
  5.2正确处理内部控制与审计监督的关系
  
  内部控制制度必须被监督,即应被内部审计监督。内部审计是内部控制的重要组成部分,是强化内部控制的一种制度安排。内部审计人员通过对内部控制制度的审计,进行测试和评价,容易发现内部控制程序和方法,控制强弱程序及存在的问题。因此,内部审计监督,对保证会计资料的准确性和可靠性,保护资产的安全与完整,督促全体员工遵守内部管理制度,促进内部控制的不断完善,促使本单位防微杜渐,依法经营等方面发挥着重要的作用。内部审计监督是强化会计监督不可或缺的制衡机制。但是,单位内部审计监督具有一定的局限性,单位内部存在的某些问题,不能完全依靠内部审计监督,还有赖于外部审计监督来解决。正因为如此,各单位应自觉接受内外审计监督,使内部控制制度不断改进和完善。
  
  总之,内部控制制度的建立,应分批分步骤进行,首先针对本单位经济活动中薄弱环节,制定最迫切需要的内部控制制度,然后再逐步建立起与公路建设发展相适应的内部控制制度体系。
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