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如何设计财务共享中心的KPI

财务共享服务中心作为一种新型的财务管理模式,它通过将流程标准化、财务政策规范化,实现对财务业务的集中管理,以达到实现财务转型、降低运营成本和提高企业管控能力的目的,能够为企业集团及权属公司提供更好的财务服务,因此越来越多的大型企业集团采用这种方式进行财务管理。

 

据统计,当前国内64%的财务共享服务中心将自身定位为服务部门,25%定位为管理部门。而与此同时,50%是成本中心,25%是利润中心。因此,中国境内企业财务共享服务中心仍然以成本中心模式为主,并侧重于服务定位。

 

对于财务共享定位于成本中心的管理职能部门,对其绩效考核往往难以量化考核,是业绩考核过程中难点;而财务共享中心作为服务部门,又必须要重视员工考核,以通过绩效考核提高员工的积极性和共享服务部门的工作效率。因此做好财务共享中心的KPI设计是财务共享中心管理者必须要做好的重要工作。

 

一、财务共享中心KPI应具备的特点

 

1、体现财务共享中心目标。绩效考核指标的设计应体现在建设财务共享中心时确定的基本目标。

 

2、被考核者对指标是可控的。设置的绩效考核指标应是被考核者可控的指标,对于被考核者不能控制的指标不进行考核。

 

3、指标可量化计算。确定的绩效考核指标目标值和实际完成值是能够量化计算的。

 

二、构建财务共享中心KPI 

 

   (一)明确财务共享服务中心的基本目标

 

财务共享服务中心的目标是一般为实现财务转型、降低财务管理成本、加强财务管控三大方面。对于目前的中国企业来说,相比于成本的降低,企业更关注改善财务部门能力、实现标准化流程、提升内控和风险管理能力方面。通过建立财务共享服务中心,一方面将非核心业务标准化、合规化,统一数据口径,提高数据质量,另一方面将人员集中、数据集中,加强集团控制力,降低风险,实现企业财务转型才是多数国内企业建立财务共享服务中心的动因。

 

     (二)构建KPI指标体系

 

财务共享中心作为一个成本中心而言,其最重要的职责有两点。其一,就是提升成本中心的核算质量、工作效率以及它所提供的服务水平;其二,便是通过共享化、标准化、专业化降低单笔业务的处理成本。因此按照两大职责因素,设计以成本指标、效率指标、质量指标、人才指标四个维度的指标体系。

 

(三)设计具体的KPI

 

1、成本指标

成本指标反映财务共享中心输出服务耗用的成本,便于公司内外对比,监控核算服务的投入产出情况。

 

指标名称

指标释义

计算公式

数据来源

指标单位

单笔凭证成本

反映共享中心单位成本水平的指标

(期间人工成本+期间非人工成本)/期间处理凭证数量

1、期间人工成本取值共享中心员工、劳务外包人员的薪酬总额

2、非人工成本为共享中心的各项管理费用

3、凭证数量取值会计系统凭证数

万元/

人工成本占比

共享中心除系统维护和摊销的大额固定成本外,最主要的是人工成本,该指标是反映成本结构的重要指标

人工成本占比=人工成本/共享中心总成本

1、期间人工成本取值共享中心员工、劳务外包人员的薪酬总额

2、共享中心总成本含人工成本及各项管理费用

%

 

2、效率指标

财务共享中心是标准化的会计业务处理,因此员工的业务处理效率对于财务共享中心的服务水平至关重要,反映提供服务的劳动生产率。

 

指标名称

指标释义

计算公式

数据来源

指标单位

单日人均处理凭证量

反映人均日处理业务效率

单日人均处理凭证量=期间会计凭证数量/(期间工作日×处理业务人数)

1、凭证数量取值会计系统凭证数2、期间工作日为企业正常工作日(加班日不计入)

3、处理业务人数按照实际处理业务人数计算,临时调用不计入

//

单笔流程处理时长

反映单笔流程的耗用工作时间

单笔处理时长=期间报账流程在财务共享中心处理总时长÷期间报账流程数量

1、期间报账流程在财务共享中心处理总时长根据流程管理系统在财务共享中心环节停留的时间(小时计数)

2、期间报账流程数量由流程管理系统进入财务共享中心环节统计

小时/

 

3、质量指标

      质量是任何产品的关键,财务单据质量问题会影响到业务数据的真实性,质量存在问题会影响业务运营分析和决策,甚至是带来财务风险。因此业务数据的质量层面必须进行严加把控。

 

指标名称

指标释义

计算公式

数据来源

指标单位

业务审核退单率

通过退单率指标反映报账审核的规范性和正确性。

业务审核退单率=期间流程系统中从财务共享中心环节执行退单操作的笔数/期间进入财务共享系统流程环节的总业务单数

业务流程审批系统统计数据

%

财务报表准确率

反映对财务报表质量的控制水平

财务报表准确率=期间审核无误的财务报表数量/期间输出财务报表总数量

共享中心财务报表系统统计数据

%

 

4、人才指标

财务共享中心由于是标准化重复的业务流程操作,员工对于职业生涯发展担忧导致员工流动率较高,无法留住高素质的人才,因此做好人才培养与管理是保证财务共享中心长期发展的重要指标。

 

指标名称

指标释义

计算公式

数据来源

指标单位

关键员工流失率

反映关键人才的留存率,保证财务共享中心的基本运转

关键员工流失率 =流失的关键员工/共享中心员工总数

由共享中心人力资源管理部门提供

%

人均员工培训支出

反映共享中心对人才素质培养的力度

人均员工培训支出=期间总培训支出/共享中心员工总数

1、期间总培训支出根据费用报表培训费用总额计算

2、共享中心员工总数由共享中心人力资源管理部门提供

/

    

      随着财务共享中心的发展,绩效考核指标体系并非一成不变,企业应根据财务共享中心的目标为出发点,设计适合企业财务共享中心的KPI,并建立对应绩效考核的管理机制,通过绩效考核来提高财务共享中心的服务效率和服务质量,完成财务共享中心的建设目标。

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