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通用汽车公司的内部控制

  通用企业是美国、也是全球范围内规模最大的汽车制造商,这家总部位于底特律的跨国公司仅在美国就拥有127家工厂,在加拿大拥有13家工厂,在另外30余个国家还有31个生产基地。企业内部控制是确保这家汽车制造业巨头长盛不衰的重要因素,管理会计作为风险内控的重要抓手,其采取的一些列措施具有相当的借鉴意义。
  
  一、季度确信证明
  
  季度确信证明,是通用汽车进行内部控制的一个基本工具。在每个季度,其下属的分(子)公司的总经理和财务总监都要将季度确信证明签字后,发给总公司的CFO。由于通用汽车在世界各地分支机构众多,通过这种季度确信证明制度,就能够加强对下属分支机构的控制,在最大程度上降低内部控制风险。
  
  通用汽车下属的分(子)公司向总部提交的季度确信证明,应就以下事项做出保证:
  
  1.季度财务报告应根据工人会计准则编制并出示,并遵守了公司的会计政策;
  
  2.确保重大交易事项均已及时、准确记录;
  
  3.确保会计内部控制制度在正常运转;
  
  4.没有违背法令法规的行为;
  
  5.对负债和损失均已入账,并为以下项目进行计提:一切价格上的未决事项、重大争议、担保或召回事项、合同及加工损失、雇员赔偿及其他事项;
  
  6.损益表和资产负债表要保证能够反映所有的调整和估计事项;
  
  7.对于所有的重大例外事项都已写明,并采取了相应处理措施。
  
  季度确信证明的基本内容主要包括以下几个方面:
  
  1.总账。美国以外的子公司,应根据美国的会计准则和总公司的会计政策所做的调整分录和合并试算平衡表一并报送。
  
  2.现金。上报银行户头的余额调节表。
  
  3.应收账款。应收账款报表要回答以下问题:
  
  •应收账款的账龄报表是否与总账相符?
  
  •超过60天的应收账款是否采取了有效措施?
  
  •收到的账款是否及时进行了入账?
  
  •季度末是否有预提的应收账款,如有,其中未开票的有多少?未定价的有多少?回收费有多少?
  
  •不适用的有多少?
  
  4.存货。主要内容应包括:
  
  •存货价值表及循环盘点表;
  
  •最近的存货实物盘点表;
  
  •检查是否存在未入账债务;
  
  •检查循环盘点的差异是否已经调整并入账;
  
  •检查所有差异项目,比如销售退回、质检扣留、重新返工等是否已及时向供应商收取回收费;
  
  •最近一次或计划中的存货需要在什么时间完成。
  
  5.产权、厂房和机器设备。重点内容是:
  
  •检查已报废的固定资产是否已经从总账中清除;
  
  •检查新增固定资产是否已经及时提取折旧。
  
  6.应付账款。主要内容包括:
  
  •应付账款的账龄报表;
  
  •供应商的对账表要与账龄报表相符;
  
  •应付账款的截止时间要与月结和存货实务盘点时间相吻合;
  
  •检查仓库收货是否及时,是否已经及时入账;
  
  •检查因销售退回、质检扣留、重新返工等原因向供应商收取的回收费是否及时入账。
  
  7.预提费用。主要内容包括:
  
  •预提费用清单;
  
  •雇员索赔计提;
  
  •合理的工薪预提;
  
  •为价格谈判做好充分准备;
  
  •为尚未开票的运费计提;
  
  •检查其他账龄过长的预提项目。
  
  8.所得税。所得税账户要按最新的税务法规和当年的经营结果进行调整,另外,要检查一下是否存在因当地公认的会计准则与美国公认的会计准则的差异而计提递延税款的情况。
  
  9.集团内往来。主要内容包括:
  
  •检查内部来往是否进行了对账,对方的确认书是否有签字;
  
  •集团内往来业务是否已经调整到了专门的集团内往来账户;
  
  •检查在途货物是否记录为发货单位的发出商品,直到对方单位收到货物为止。
  
  10.汇兑损益。主要内容包括:
  
  •确保所有的外汇收支记录在季度末均已发送给司库;
  
  •确保所有的外汇往来账户均已按集团颁布的月末汇率进行调汇;
  
  •检查汇兑损益是否正确记录在经营利润之外。
  
  11.其他资产。
  
  二、职权分割调查
  
  职权分割调查,主要用来控制季度确信证明没有涉及的方面,是另一个内部控制的基本工具。通用汽车对数百家子公司进行的职权分割调查,也是按季度进行,子公司的总经理和财务总监同样要将经过确认后的职权分割调查报告上交总公司的首席财务官。
  
  职权分割调查的主要内容包括:
  
  •销售、应收账款现金收款循环;
  
  •应付账款、现金支付循环;
  
  •财务循环;
  
  •项目投资循环;
  
  •工资薪金循环等。
  
  子公司相关人员在填写完职权分割调查后,财务控制部门要对公司的职权分割调查做出总评价,并报财务总监和总经理审阅签字。子公司的财务总监和总经理审阅签字后,报地区一级财务总监和总经理审阅签字。地区一级的财务总监和总经理审阅签字后,报总公司财务总监备案。
  
  三、内控自我测试
  
  和前面两个内控工具不同的是,内控自我测试是分公司在季度确信证明和职权分割调查的基础上,开发的用来自用内控制度。内控自我测试覆盖销售——应收账款——现金收款循环、应付账款——现金支付循环、筹资与投资循环、担保循环、成本与费用循环等五大循环。对于每一个循环均要求制订详细的执行制度。
  
  案例评析
  
  近年来,随着美国安然公司的倒闭,以及施乐公司、世界通信公司在财务上的作假,这些事件直接美国导致了一部新法案即《萨班斯——奥克斯利法案》的出台。
  
  这部法案涉及会计职业监管、公司治理、证券市场监管等多个领域,它的出台,意味着所有在美国上市的公司都要按该法案的规定办事。
  
  新法案中争议最大、对企业影响最深的就是有关企业内部控制规定的404条款。这项条款严格界定了上市公司管理层对公司内部控制所需承担的责任和义务,它要求所有在美国上市的公司都要建立一套完整的内部财务控制系统和程序,同时管理层应对内部控制系统的有效性做出评价,而且评价的结果还要经过外部审计机构的审计,并由审计机构对管理层的内控报告出具规范的鉴证报告,以达到内部和外部双重监控的目的。
  
  通用汽车的上述财务内控体系就是在该法案出台后,予以完善的。通用汽车公司采取的诸如季度确信证明、职权分割调查、内控自我测试等内控工具是值得借鉴和学习的,国内公司可根据自身的特点,有选择地加以借鉴,以设计研发出适合本公司的内部控制制度。当然,对于那些渴望前往美国上市的公司,就更应该多加借鉴。
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